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Betriebsvermögen: Wie Sie die betriebliche Pkw-Nutzung nachweisen können

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Die Privatnutzung eines zum Betriebsvermögen gehörenden Pkw versteuert der Fiskus ab 2006 nur noch dann nach der 1%-Regelung, wenn Sie das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich nutzen. Wer sein Fahrzeug zu weniger als 50 % betrieblich nutzt, muss die nicht als Betriebsausgaben abziehbaren Kosten für Privatfahrten entsprechend dem tatsächlichen Nutzungsanteil ansetzen. Viele Unternehmer müssen durch diese Neuregelung nachweisen, dass der Umfang der betrieblichen Nutzung über 50 % liegt. Wie das geht, hat jetzt das Bundesfinanzministerium (BMF) festgelegt:

Sie können die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs in jeder geeigneten Form nachweisen; ein Fahrtenbuch müssen Sie nicht führen. So können sich z.B. auch Eintragungen in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen und andere Abrechnungsunterlagen eignen, um den betrieblichen Nutzungsanteil glaubhaft zu machen.

Ohne solche Unterlagen können Sie die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (in der Regel drei Monate) glaubhaft machen. Dabei reichen Angaben über die betrieblich veranlassten Fahrten (jeweiliger Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke) und die Kilometerstände zu Beginn und zum Ende des Aufzeichnungszeitraums aus.

Wenn sich schon aus Art und Umfang Ihrer Tätigkeit ergibt, dass Sie das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich nutzen, kann auf einen Nachweis der betrieblichen Nutzung verzichtet werden. Diese Regelung wendet der Fiskus aber nur bei Unternehmern an, die

  • ihr Fahrzeug für eine durch ihren Betrieb oder Beruf bedingte typische Reisetätigkeit benutzen oder
  • zur Ausübung ihrer räumlich ausgedehnten Tätigkeit auf die ständige Benutzung des Fahrzeugs angewiesen sind.

Als Beispiele nennt das BMF Taxiunternehmer, Handelsvertreter, Handwerker der Bau- und Baunebengewerbe sowie Landtierärzte. Falls ein Unternehmer mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen hält, gilt diese Vermutung nur für das Fahrzeug mit der höchsten Jahreskilometerleistung.

Sie brauchen keinen weiteren Nachweis, wenn die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb oder Praxis (und ggf. die Familienheimfahrten bei einer aus betrieblichem Anlass begründeten doppelten Haushaltsführung) schon über 50 % der Jahreskilometerleistung des Pkw ausmachen.

Haben Sie den betrieblichen Nutzungsumfang des Fahrzeugs einmal dargelegt, sollen die Finanzämter auch für die folgenden Veranlagungszeiträume von diesem Nutzungsumfang ausgehen. Das gilt jedenfalls, solange sich keine wesentlichen Veränderungen in Art oder Umfang der Tätigkeit oder bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb bzw. Praxis ergeben. Ein Wechsel der Fahrzeugklasse - z.B. der Umstieg auf ein höherwertiges Fahrzeug, aber nicht jeder Fahrzeugwechsel - kann im Einzelfall Anlass für eine erneute Prüfung des Nutzungsumfangs sein.

Die Überlassung eines Kfz zur Privatnutzung an Arbeitnehmer (Firmenwagengestellung) ist aus der Sicht des Unternehmers in vollem Umfang eine betriebliche Nutzung; also zu 100 %. In welchem Umfang der Arbeitnehmer das Fahrzeug für betriebliche Fahrten, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und für Privatfahrten nutzt, ist unerheblich. Das gilt auch, wenn eine GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer einen Firmenwagen stellt. Die Höhe des beim Arbeitnehmer zu versteuernden geldwerten Vorteils ist wie bisher zu ermitteln.

Hinweise: Jetzt fragen Sie sich sicher, was geschieht, wenn die nach den genannten Grundsätzen nachgewiesene betriebliche Nutzung des Fahrzeugs über 50 % liegt. Falls die tatsächlich auf die private Nutzung entfallenden Kosten angesetzt werden sollen, bleibt Ihnen hier weiterhin nur die Möglichkeit, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen, wenn Sie die Anwendung der 1%-Regelung vermeiden wollen.

Die Neuregelung wirkt sich auch auf die Besteuerung der Privatnutzung bei der Umsatzsteuer aus. Dabei ist der Umsatzbesteuerung grundsätzlich der schon für die Einkommensteuer ermittelte private Nutzungsanteil zugrunde zu legen. Wir informieren Sie gerne ausführlicher über die umsatzsteuerlichen Besonderheiten und über weitere Einzelheiten.